Gedragscode

Principes van vertrouwen, neutraliteit en verantwoordelijkheid tegenover klanten en vertalers

Mensenrechten en arbeidsomstandigheden

De Tetras-bedrijvengroep is een internationale organisatie met meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van technische vertalingen, die al lange tijd tot de top honderd van de beste vertaalbureaus ter wereld behoort. Wij zijn ons bewust van onze verantwoordelijkheid tegenover onze partners en zijn daarom trots u de Gedragscode van de Tetras-bedrijvengroep te kunnen presenteren.

Discriminatie, geweld en intimidatie

De Tetras-bedrijvengroep creëert een omgeving van gelijke behandeling voor alle werknemers. Op geen enkele manier discrimineert of tolereert zij discriminatie van haar werknemers op basis van ras, geslacht, leeftijd, religie, handicap, seksuele geaardheid, nationaliteit of etnische afkomst, of om enige andere reden vermeld in de antidiscriminatiewet. Elke vorm van geweld of fysiek dan wel psychologisch pesten op de werkvloer wordt absoluut afgewezen, en er wordt een veilige werkomgeving gecreëerd voor alle werknemers. De Tetras-bedrijvengroep staat geen ongepast verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard toe en tolereert dit niet op de werkvloer, ongeacht of dit afkomstig is van de werkgever of van een werknemer.

Gedwongen arbeid, slavernij en mensenhandel

Al het werk moet vrijwillig zijn, en de werknemer heeft het recht de arbeidsovereenkomst op elk moment te beëindigen overeenkomstig de geldende wettelijke voorwaarden. Werknemers moeten in een officiële arbeidsrelatie staan met een ondertekend contract of overeenkomst, waarin de arbeidsvoorwaarden in duidelijke taal zijn vastgelegd. De Tetras-bedrijvengroep houdt zich aan het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, dat slavernij, gedwongen arbeid, mensenhandel, mishandeling en vernederende of onmenselijke behandeling of bestraffing verbiedt.

Kinderarbeid

De Tetras-bedrijvengroep stelt geen personen tewerk die jonger zijn dan de wettelijke minimumleeftijd voor arbeid in welk land dan ook. Indien er geen minimumleeftijd wettelijk is vastgesteld, geldt 15 jaar als grens. Jongeren (15–18 jaar) die worden aangenomen, moeten arbeidsvoorwaarden krijgen die geschikt zijn voor hun leeftijd en moeten worden beschermd tegen economisch uitbuiting of werk dat hun veiligheid, gezondheid of hun fysieke, psychologische, morele en sociale ontwikkeling of opleiding in gevaar kan brengen.

Loon, arbeidstijd en werkomgeving

De Tetras-bedrijvengroep verbindt zich ertoe werknemers hun loon op tijd en in overeenstemming met de geldende wetten van het betreffende land te betalen, volgens de contractueel overeengekomen voorwaarden. Overwerk mag het wettelijk toegestane aantal uren niet overschrijden. De Tetras-bedrijvengroep zorgt voor een veilige en gezonde werkomgeving voor haar werknemers en implementeert de vereisten van de Arbo-normen op de werkplek om de gezondheid van werknemers te beschermen en het ontstaan van ongevallen, incidenten en beroepsziekten te voorkomen. Daarnaast organiseert zij regelmatig trainingen over veiligheid en gezondheid op het werk voor alle werknemers, zodat zij zich bewust zijn van de veiligheidsrisico’s die samenhangen met hun functie.

Ethisch gedrag

Omkoping en corruptie

De Tetras-bedrijvengroep houdt zich aan de geldende nationale en internationale wetgeving gericht tegen corruptie en omkoping. Zij accepteert, vraagt of belooft geen steekpenningen, noch direct noch via een tussenpersoon, voor zichzelf of voor een andere persoon, om een handeling te verrichten of na te laten met het doel een officiële handeling te beïnvloeden of een ongeoorloofd voordeel te verkrijgen. Evenmin tolereert zij enige vorm van begunstiging van bekenden, verwante groepen of familieleden.

Financiële administratie

De Tetras-bedrijvengroep voert alle transacties transparant uit en houdt de boekhouding en financiële administratie van het bedrijf bij volgens de geldende wetgeving en internationale standaarden voor financiële verslaglegging.

Mededinging

De Tetras-bedrijvengroep respecteert en bevordert eerlijke en wettelijke praktijken op het gebied van concurrentie, met als doel gelijke voorwaarden voor ondernemingen te waarborgen, ruimte te creëren voor innovatie en de ontwikkeling van kleine en middelgrote ondernemingen te stimuleren. Zij handelt op een manier die bijdraagt aan de ontwikkeling van een gezonde zakelijke omgeving en die de beginselen van vrije mededinging tussen concurrenten respecteert.

Belangenconflicten

De Tetras-bedrijvengroep vermijdt situaties waarin de persoonlijke belangen van werknemers of hun familieleden in conflict komen met de belangen van de Tetras-groep. Een belangenconflict of de schijn van een conflict tast de goede reputatie van de groep aan en ondermijnt het vertrouwen in de relatie met onze klanten en leveranciers.

Bedrijfsgeheim en gegevensbescherming

De Tetras-bedrijvengroep hecht groot belang aan de bescherming van bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke informatie. Vertrouwelijk zijn alle gegevens die niet door de Tetras-groep openbaar worden gemaakt. Zij is verplicht de informatie van zakenpartners te beschermen die is verstrekt en nodig is voor de uitvoering van opdrachten. Daarom zijn technische maatregelen en contractuele afspraken getroffen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie door de Tetras-groep of haar leveranciers naar buiten komt.

Wat betreft de bescherming van persoonsgegevens van haar werknemers, klanten en leveranciers hanteert de Tetras-bedrijvengroep een zeer strikte aanpak – volledig in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Binnen de groep zijn duidelijke procedures en verantwoordelijkheden vastgesteld voor de verwerking van persoonsgegevens. Personen die met persoonsgegevens werken, worden regelmatig getraind om over de nieuwste kennis te beschikken en deze in de praktijk toe te passen.

Milieubescherming

De Tetras-bedrijvengroep hecht groot belang aan milieubescherming en het voorkomen van vervuiling, evenals aan de inzet voor duurzame ontwikkeling met respect voor de rechten van toekomstige generaties.

Bij haar bedrijfsactiviteiten streeft zij naar een evenwicht tussen economische en ecologische belangen, waarbij zij preventieve maatregelen neemt om milieurisico’s te verminderen. Door de naleving van algemeen bindende wettelijke voorschriften tracht zij de impact van haar bedrijfsactiviteiten op het milieu te beperken.

Gedragscode voor werknemers

De basis van het succes van Tetras s.r.o. is de bedrijfscultuur van de hele Tetras-groep, die wordt gekenmerkt door integriteit, prosociaal gedrag en ethisch handelen van de werknemers. De ethische vereisten die van toepassing zijn op de werkzaamheden en het functioneren van elke werknemer binnen de omschreven functie worden steeds complexer. Het afbakenen van de bevoegdheden van werknemers schept ruimte voor een breed kader van ethisch gedrag binnen de Tetras-groep. Dit kader omvat de samenhang tussen het naleven van normen, wettelijke voorschriften en specifieke vereisten voor ethisch gedrag, evenals de internationale richtlijnen ISO 9001:2015 en 17100:2015, waarvan de naleving de basis vormt voor zakelijk succes. Al deze principes passen we toe binnen onze Tetras-groep en zij vormen tegelijk een belofte aan derden. Onze Gedragscode voor werknemers is altijd actueel. We proberen er steeds nieuwe normen voor ethisch gedrag in op te nemen. Nieuwe wettelijke voorschriften worden voortdurend verwerkt, zodat we de normen nauwkeuriger kunnen definiëren. Deel uitmaken van de Tetras-groep en bijdragen aan haar identiteit vereist van elke betrokkene een zekere mate van verantwoordelijkheid. We zijn ons ervan bewust dat eventuele tekortkomingen in professioneel gedrag zakelijk succes kunnen ondermijnen en zelfs de goede naam die decennialang is opgebouwd kunnen schaden. Gedragsnormen moeten worden nageleefd. Niets dat de belangen van de Tetras-groep schaadt of bedreigt, zal worden getolereerd.

Algemene bepalingen: Bij een ernstige overtreding die een ethische beslissing vereist, moet men vooraf de volgende vragen beantwoorden om de stappen voor het verdere verloop te kunnen bepalen:

Om welk probleem gaat het? Waarom baart deze situatie mij zorgen? Weet ik werkelijk niet wat ik moet doen, of ben ik gewoon niet bereid te doen wat als juist wordt beschouwd?
Wie wordt nog meer beïnvloed door mijn beslissing? Wat zijn de mogelijke gevolgen van mijn beslissing voor mijn leidinggevende, collega’s, klanten, leveranciers, lokale gemeenschappen, andere externe belanghebbenden en de hele Tetras-groep?
Hoe voel ik mij na zo’n beslissing? Kan ik openlijk en met een gerust geweten met mijn familie, vrienden en collega’s over mijn beslissing praten?
Kan ik een reden geven voor mijn beslissing, indien dat nodig is?
Hoe zou ik mij voelen als dezelfde beslissing van iemand anders invloed op mij had?
Hoe zou ik mij voelen als mijn beslissing op de voorpagina van de krant stond?
Hoe behandelen de gedragscode, wetten en voorschriften dit probleem?

Als u twijfelt, neem contact op met uw leidinggevende! Iedereen draagt de verantwoordelijkheid om op het juiste moment zijn stem te laten horen, zolang de situatie nog kan worden opgelost. Deze principes vormen ook de basis van onze Gedragscode voor werknemers, die uitlegt wat de bedrijfsrichtlijnen en principes in ons dagelijks werk betekenen en wat hun praktische en concrete waarde is.

In het algemeen geldt in ons bedrijf dat wij werken op een manier die vertrouwen wekt bij mensen. Vertrouwen is de hoeksteen van de dagelijkse samenwerking met onze partners. Terwijl het opbouwen van vertrouwen een langdurig en veeleisend proces is, kan het bijna onmiddellijk verloren gaan. Juist dit feit is het centrale motief van de Gedragscode voor werknemers. Door dit document kunnen we vertrouwen opbouwen en behouden in ons dagelijks werk. Het biedt ons ook concrete voorbeelden van ontoelaatbaar gedrag, dat een roekeloze bedreiging zou vormen voor het vertrouwen van het publiek in ons.

01
Verantwoordelijkheid tegenover de klant

Werknemers tonen hun relatie tot klanten, vertalers en het bredere publiek vooral door de kwaliteit van hun werk en hun manier van gedragen. Werknemers moeten zich zodanig gedragen dat zij in hun professionele en persoonlijke activiteiten klanten, collega’s of leidinggevenden niet kleineren of discrimineren op basis van geslacht, familieband, sociale status of religieuze overtuiging.
Werknemers zijn verplicht zich te gedragen op een manier die in overeenstemming is met de goede zeden en zich te onthouden van intimidatie, seksuele intimidatie, ongeoorloofde sancties of het aanzetten tot discriminatie.
Werknemers hechten veel belang aan het behoud van de waardigheid van onze klanten. Zij bevorderen open communicatie, respecteren en ondersteunen de rechten van onze klanten en vertalers, inclusief het accepteren of weigeren van een voorgestelde vertaling en het recht op informatie. Zij informeren klanten tijdig en duidelijk over het verloop van een project of een vertaling en zorgen ervoor dat de klant het volledige proces en het verwachte resultaat begrijpt.
Zij zijn tot geheimhouding verplicht, zowel na afronding van projecten als na beëindiging van hun dienstverband.
Zij respecteren de rechten van klanten op een professionele benadering bij de afhandeling van hun behoeften tijdens de uitvoering van projecten.
Zij creëren een prettige en veilige sfeer binnen het bedrijf die tegemoetkomt aan de individuele behoeften van de klant met respect voor zijn persoonlijkheid, gewoonten, spirituele behoeften en menselijke waardigheid.
Zij bespreken interne aangelegenheden van Tetras s.r.o. nooit in aanwezigheid van klanten.
Zij verbeteren voortdurend hun vakkennis, vaardigheden en attitudes en zorgen voor hun brede persoonlijke ontwikkeling.

02
Verantwoordelijkheid van werknemers tegenover hun beroep

Werknemers zijn loyaal aan hun werkgever, aan hun bedrijf en aan andere entiteiten die door de eigenaar van het bedrijf zijn opgericht. De loyaliteit van werknemers bestaat voornamelijk uit het respecteren van de belangen van de hele Tetras-groep.
Werknemers moeten zich onthouden van enig gedrag dat de Tetras-groep moreel, financieel of anderszins zou kunnen schaden, inclusief haar goede naam.
Zij streven ernaar altijd te communiceren met respect en volgens ethische en morele principes. Zij verplichten zich om elkaar opgedane ervaring en kennis door te geven.
In geval van onduidelijkheden of conflicten bij de uitvoering van hun taken zoeken leidinggevenden van de Tetras-groep in de eerste plaats naar een vreedzame oplossing.
Door hun gedrag en optreden creëren zij een correcte en samenhangende omgeving binnen het bedrijf. Management, marketing, leiding, interne en externe werknemers en vertalers kunnen niet zonder elkaar bestaan, daarom eren en respecteren zij elkaar.
Zij hechten waarde aan goede menselijke relaties en zetten zich daar actief voor in – zowel tussen leidinggevenden en ondergeschikten als binnen het internationale professionele team. Zij gedragen zich tegenover iedereen beleefd en behulpzaam.
Zij mogen de professionele vaardigheden, kennis, diensten en houding van vertalers, teamleiders, management en andere werknemers niet kleineren of beledigende uitlatingen doen over hun personen, noch op ongepaste wijze commentaar leveren op hun werkzaamheden, vooral niet in aanwezigheid van klanten of derden.
Door samenwerking en teamwork bereiken zij gezamenlijk succes, dat afhankelijk is van de kwaliteit en verantwoordelijkheid van ieders werk.
Door coördinatie van processen waken zij over de efficiëntie en benutten zij optimaal alle toevertrouwde middelen. Zij voeren alleen taken uit die in overeenstemming zijn met hun bevoegdheden.
Zij respecteren beslissingen van leidinggevenden, zolang deze niet in strijd zijn met de goede zeden, de internationale richtlijnen ISO 9001:2015 en 17100:2015 of de wetgeving van de Slowaakse Republiek.
Werknemers streven naar efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en vermijden zoveel mogelijk verspilling, waarmee zij bijdragen aan de strategie voor duurzame ontwikkeling van de EU.
Werknemers zijn verplicht afval op de werkplek te scheiden en zo bij te dragen aan een hoger recyclingpercentage en aan milieubescherming.

03
Verantwoordelijkheid tegenover werknemers van het bedrijf en vertalers

Leidinggevenden formuleren de missie en visie van het bedrijf, ook met het oog op de toekomstperspectieven van de werknemers.
Zij leiden en motiveren werknemers tot verantwoord werk en tot een eerlijke uitvoering van hun taken.
Zij nemen actief deel aan de invoering van het CRM-systeem en Tetrasoft, controleren de kwaliteit ervan en streven voortdurend naar verbetering.
Zij scheppen voorwaarden voor een correcte en samenhangende omgeving binnen de groep. Zij streven naar een gunstig werkklimaat en waarborgen de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens van werknemers.
Zij stellen projecten voor om de kwaliteit van het werk continu te verbeteren, vooral bij het leveren van technische vertalingen, en creëren voorwaarden voor gewenste veranderingen in reactie op snel veranderende externe omstandigheden.
Zij volgen de kennis, vaardigheden en het potentieel van werknemers en scheppen voorwaarden voor hun ontwikkeling. Zij bieden werknemers van de Tetras-groep mogelijkheden voor professionele en loopbaanontwikkeling, gekoppeld aan een rechtvaardige beloning.
Zij bevorderen de dialoog tussen werknemers, vertalers en het management van het bedrijf. Zij respecteren de mening van werknemers, zorgen voor hun behoeften en helpen hen hun persoonlijke doelen te bereiken.
Zij creëren actief voorwaarden en een omgeving ter bescherming van werknemers en vertalers, inclusief procedures en regels die hen beschermen tegen agressief of onethisch gedrag van klanten en het publiek.

Slotbepalingen

Werknemers van de Tetras-groep mogen niet worden gestraft voor het melden van onethisch gedrag. Werknemers zijn verplicht elke schending of mogelijke schending van de Gedragscode te melden waarvan zij kennis hebben gekregen. Overtredingen van de Gedragscode worden gemeld aan hun directe leidinggevende, een hogere leidinggevende volgens de organisatiestructuur, het hoofd van de HR-afdeling of anoniem. De melding kan mondeling, telefonisch of schriftelijk worden gedaan. Iedereen aan wie een overtreding van de Gedragscode wordt gemeld, is verplicht de anonimiteit van de melder te garanderen. De anonimiteit mag alleen met toestemming van de melder worden onthuld. Iedereen aan wie een overtreding van de Gedragscode wordt gemeld, is verplicht de melding te onderzoeken en een oplossing te vinden binnen zijn of haar bevoegdheden. De Tetras-groep zal geen enkele represailles tolereren tegen personen die te goeder trouw problemen met de naleving van de Gedragscode hebben gemeld.

Tetras s.r.o. behoudt zich het recht voor deze Gedragscode te wijzigen en aan te vullen. Een dergelijke wijziging zal op de bedrijfswebsite worden aangekondigd met vermelding van de ingangsdatum.

Deze Gedragscode treedt in werking op 6-4-2023.